สวัสดีค่ะ วันนี้จะมาคุยกันเรื่องทักษะการทำงานรูปแบบหนึ่ง ถ้าพูดถึงชื่อนี้หลายคนจะเข้าใจในความหมายนั้นทันที โดยเฉพาะสังคมของการทำงานไม่ว่าจะเป็นงานราชการ งานบริษัทเอกชน สถานศึกษาต่าง ๆ หรือแม้แต่ในชีวิตประจำวันของแต่ละคนเอง ก็คงเคยผ่านตาในการใช้ทักษะนี้มาบ้างไม่มากก็น้อย
ตอนนี้ยังไม่บอกก่อน แต่ขอใบ้เล็กน้อยว่าหลายคนที่กำลังทำงานอยู่ต้องเคยใช้ทักษะนี้อย่างแน่นอน คุณเคยทำสิ่งเหล่านี้พร้อมกันไหม อย่างเช่น เช็กอีเมล, สื่อสารงานกับลูกค้าผ่านโทรศัพท์, จัดการเอกสารโปรแกรม Excel โปรแกรม Word, เตรียม Presentation เป็นต้น โอเค ถ้าคุณเคย แสดงว่าเราเป็นพวกเดียวกัน ซึ่งทักษะนี้เรียกว่า Multitasking skill ค่ะ
Multitasking skill คืออะไร ?
ตามที่เกริ่นมา Multitasking skill คือการที่ทำงานตั้งแต่ 2 อย่างขึ้นไปในเวลาเดียวกัน เช่น ต้องตอบอีเมลลูกค้าพร้อมคุยโทรศัพท์กับลูกค้าอีกคน ต้องประสานงานกับฝ่าย A พร้อมกับต้องจัดทำเอกสารอย่าง Excel ไปพร้อมกัน พูดสิว่าพวกคุณไม่เคยทำแบบนี้ ซึ่งถ้าตามที่ยกตัวอย่างไปนั้นดูเผิน ๆ แล้วทำแบบนี้งานก็จะเสร็จไวขึ้นหรือหลาย ๆ โปรเจกต์ก็เสร็จพร้อม ๆ กัน
แต่เชื่อเถอะบางครั้งสมองคุณก็อาจจะรับไม่ไหวทำให้สมองล้า เนื่องจากการทำงานแบบ Multitasking จะต้องคิดให้เร็ว ประมวลผลและคิดสิ่งต่าง ๆ ที่ซับซ้อนอยู่ตลอดเวลา ทำให้รู้สึกเหนื่อยล้าและอ่อนเพลียตลอดเวลา ซึ่งไม่ค่อยส่งผลดีต่อสุขภาพมากนัก
แล้วทำงานแบบ Multitasking อย่างไรให้ได้ประสิทธภาพ ?
To-do list
ถ้ารู้ว่าทั้งวันมีงานเยอะและยุ่งวุ่นวาย มีงานอยู่เต็มไม้เต็มมือ การใช้ To-do list ก็อาจจะตอบโจทย์ในการจัดการปัญหานี้ ซึ่งเป็นการช่วยจัดการงานของคุณ กำหนดว่าต้องทำงานอะไรบ้าง 1, 2, 3, 4, … โดยอาจจะเขียน To-do list ที่ต้องทำ อาจจะเขียนในช่วงก่อนเริ่มการทำงานตอนเช้าว่าวันนี้ทำอะไรบ้าง หรืออาจจะกำหนดเวลาที่ต้องส่งของแต่ละงานไว้ ซึ่งจะทำให้คุณมองเห็นภาพแผนการทำงานที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น และเมื่องานไหนเสร็จแล้วอาจทำเครื่องหมายว่างานนี้เสร็จแล้วไว้กำกับด้วย ซึ่งปัจจุบันก็มีเครื่องมือ และโปรแกรมต่าง ๆ มาช่วยอำนวยในการทำ To-do list มากขึ้น แต่ถ้าไม่ชอบการใช้โปรแกรม ก็อาจจะจดใส่กระดาษหรือ iPad ได้
Checklist และสำรวจงานที่ต้องจัดการ
การกำหนด Checklist ว่าวันนี้ต้องทำงานไหนให้เสร็จบ้างเป็นสิ่งที่ควรทำ เนื่องจากงานหลายอย่างอาจจะต้องส่งพร้อมกันจนทำให้เราสับสนได้ การทำ Checklist เพื่อช่วยว่าวันนี้งานไหนบ้างที่ต้องเสร็จแล้วต้องส่งตอนไหน หรือบางท่านอาจจะเอา Checklist มาใช้ร่วมกับ To-do list ที่กล่าวมาข้างต้นก็ยิ่งทำให้จัดการได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เรียงลำดับความสำคัญงาน
รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงานแล้ววางตารางงานให้ชัดเจน วางแผนว่างานไหนควรทำก่อนทำหลัง แต่ละงานควรใช้เวลาทำเท่าไหร่ โดยอาจจะแบ่งความสำคัญ ความจำเป็นออกมาเป็น 4 ประเภทดังนี้
- งานเร่งรีบและสำคัญ
- งานไม่เร่งรีบแต่สำคัญ
- งานเร่งรีบแต่ไม่สำคัญ
- งานไม่เร่งรีบและไม่สำคัญ
แต่ในชีวิตจริงงานทุกอย่างเป็นงานที่ “สำคัญ” และ “เร่งรีบ” เพราะฉะนั้นจึงจำเป็นที่จะจัดเรียงลำดับงานให้ดีก่อนเริ่มและต้องรีบจัดลำดับเพราะถ้าเราจัดลำดับช้าไปบางครั้งก็จะทำให้งานถัดไปทำไม่ทัน แต่.. ถ้าหากจำเป็นต้องทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน ควรฝึกทำงานในแบบที่ไม่ให้สมองทำงานหนักจนเกินไป ทั้งนี้นอกจากเพื่อให้งานมีผลลัพธ์ที่ดีแล้ว ยังเป็นการดูแลสุขภาพของตนเองในระยะยาวอีกด้วย
การบริหารเวลา
การบริหารเวลาในการทำงานก็เป็นส่วนสำคัญเช่นกัน เราควรมีการแบ่งเวลาการทำงานว่างานแต่ละงานควรใช้เวลาเท่าไหร่หรือใช้เวลากับงานนั้นกี่ชั่วโมง กำหนดช่วงเวลาในการทำงานของแต่ละงาน เช่น งานแรกใช้เวลา 3 ชั่วโมง งานที่ 2 เริ่มกี่โมงและใช้เวลากี่ชั่วโมง โดยประเมินจากความสามารถของตัวเอง ในชีวิตการทำงานก็อาจจะมีสิ่งเร้าหรืองานอื่นเข้ามาแทรกทำให้ไม่สามารถทำงานตรงกับเวลาที่กำหนดได้ ในส่วนนี้ก็ต้องมีการเผื่อเวลาดังกล่าวเข้าไปด้วย
หาเวลาพัก
ในหนึ่งวัน หน่วยงานราชการและบริษัทเอกชนส่วนใหญ่ มีเวลาทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน แต่เชื่อเถอะว่าน้อยคนที่จะทำงาน 8 ชั่วโมงติดต่อกันโดยไม่พักเบรก เพราะการทำงานติดต่อกันเป็นเวลานาน มีโอกาสทำให้คุณเครียดจากหน้าที่ความรับผิดชอบในงานที่หลากหลาย หากปล่อยไว้นาน ๆ ก็อาจเกิดอาการสมองล้า ร่างการอ่อนเพลียได้ และยิ่งหากคุณนั่งทำงานในท่าที่ไม่เหมาะสมด้วยแล้วจะทำให้คุณมีโรคต่าง ๆ เกิดขึ้นได้เช่น อาการ Office Syndrome ซึ่งเป็นโรคยอดนิยมของคู่กันกับชาวออฟฟิศ โรคเครียดจากการทำงาน อาการนอนไม่หลับ เป็นต้น
สิ่งที่คุณควรทำคือการพักผ่อน คุณจึงควรหาเวลาพักผ่อนคลายจากการทำงาน อาจจะเบรค 15 นาที ระหว่างเดินไปเข้าห้องน้ำ หรือดื่มกาแฟ บางออฟฟิศอย่างเช่นออฟฟิศของเรา มีโต๊ะพูลและเครื่องเล่นเกมส์ในบริษัท หลังเลิกงานอาจจะมาผ่อนคลายในส่วนนี้กับเพื่อนร่วมงานได้ เพื่อให้สมองและร่างกายได้พักผ่อน และมีแรงทำงานต่อได้ในวันถัดไป
“จงจำไว้ว่าไม่มีงานไหนที่ไม่ด่วน มีแต่งานด่วนมาก ด่วนนะ ด่วนสุด ๆ ลองเอา วิธีจัดการงานแบบ Multitasking ไปใช้ ชีวิตคุณจะดีขึ้น !”
